事務業務をシステムで省力化し生産性を向上

導入先の概要

導入システム

プロの目利きの技で、高品質で安心・安全な和牛肉を提供

販売管理・会計連携で二重入力の無駄を解消

働き方改革への対応もあり、業務の省力化、生産性の向上は業種を問わず大きな課題の一つだ。こうした中、同社は大塚商会をパートナーとしたIT導入を通し、確実に成果を上げてきた。

乙川氏の実妹で経理・財務を担当する取締役 総務部長の菅野 恵子氏が、その効果の一つとして挙げるのが、販売管理と会計のシステム連携による入力作業の大幅な省力化だ。

丸2日かかっていた給与計算を、勤怠管理システムで約4時間に短縮

次に課題となったのが、給与計算の効率アップだった。これまで同社の給与計算は、タイムカードに打刻された情報をExcelに手入力し、自動計算するやり方で行っていた。そのため、毎月20日に締めて28日に支給するという給与支払いサイトに間に合わせるために常に苦労していた。新たに導入したシステムでは、勤怠管理の『勤次郎Enterprise』のデータを基幹業務システム『SMILE V 人事給与』に一括で取り込み、給与計算まで自動で行うことで大幅な省力化を実現している。

「給与データ送信は金融機関の3営業日前には行うため、当社の支払いサイトの場合、週末を考慮すると2日程度で給与計算、振り込み依頼を終える必要があります。正直なところ、以前はもう少し時間が必要だと感じながら、なんとか間に合わせていたというのが実情でした。導入後は2日がかりでなんとか間に合わせていた作業が、4時間程度で終わるようになり、時間だけでなく、手入力のミスを回避するために何度も内容を確認するプレッシャーからも解放されました」（菅野氏）

証明書の保存・通達文書の共有にドキュメント管理が貢献

文書管理システム『SMILE V ドキュメント管理』の導入にも着目したい。『SMILE V 販売／会計／人事給与』と共通のライセンスで動作するため、一元的なシステム管理が可能だ。同社はこれを、トレーサビリティーの観点から個体識別番号などの情報の厳密な管理が求められる食肉牛流通に伴う、各種証明書類の管理に活用している。紙ベースの管理は、保管スペースの問題に加え、顧客から問い合わせがあった際の迅速な対応という点でも問題が残るのが実情だった。複合機でスキャニングした証明書類の電子化と『SMILE V ドキュメント管理』による業務効率の向上は大きい。

また、同社は『SMILE V ドキュメント管理』を社内通達文書の共有にも活用している。

「以前は、本社の停電案内などのお知らせを社員全員に回覧しなければなりませんでしたが、社内通達として文書を登録すると、社員全員に通知が行きます。PCやスマートフォンなどでも確認できるようになったので、連絡事項を以前よりスムーズに共有できるようになりました」と菅野氏は語る。

同社が今後の取り組みとして挙げるのは、現在本社のみで導入利用している『勤次郎Enterprise』の店舗展開と通販事業の受注管理の自動処理だ。

「『勤次郎Enterprise』の全社展開については、店舗スタッフの場合、シフト管理機能も必要になるため、その費用対効果を見極めながら検討を進めます。また、現在手作業で行っている通販事業の受注処理も、積極的に自動化を進めていきたいですね。大塚商会さんの新たな提案に期待しています」（乙川氏）

同社はこれからも大塚商会をパートナーとして、さらなるIT活用を進めていく考えだ。

「これからも業務内容に即した効果的な提案を行っていきます」

業務効率アップ、生産性向上は、あらゆる企業が直面する課題。今後も乙川畜産食品株式会社様の業務に見合ったITソリューションを提案していきます。